Powerpoint : deux fonctions indispensables et méconnues

Une très grande majorité des utilisateurs de cet outil, moi le premier, n’utilise que quelques pourcents de ses fonctions. Et vu sa richesse fonctionnelle, à moins de passer notre vie à réaliser des présentations, espérer tutoyer les 100% relèverait de l’utopie. Surtout, ça n’aurait aucun intérêt pour le commun des mortels. Par contre, il existe deux outils aussi fondamentaux que simples à mettre en œuvre, et qui concernent quasiment tout le monde, mais dont de très nombreux utilisateurs ne soupçonnent même pas l’existence.

Oups, ça n’était pas prévu !

En déroulant votre présentation à partir de votre notebook, vous utilisez la sortie VGA de ce dernier pour piloter un vidéoprojecteur ou une télé, sur lequel va se dupliquer le contenu de votre écran. Le premier inconvénient de cela réside dans le fait que vous partagez TOUT ce qui s’affiche sur votre portable : arrivées d’email (« Promo Viagra »), rappels de l’agenda (« penser à prendre du lait », « RDV proctologue 19h30 »)… Ça peut mettre de l’ambiance dans la salle, et nuire quelque peu à la concentration des participants. L’autre inconvénient est que ces derniers voient tout ce que vous faites : votre bureau, les applications que vous utilisez, le slide que vous voudriez sauter discrètement dans votre présentation…

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La solution s’appelle le « mode présentateur »

Par défaut, un vidéoprojecteur (ou tout autre périphérique d’affichage) ajouté à un notebook sera géré comme un clone de l’écran de ce dernier.

L’astuce consiste à le configurer au contraire comme un prolongement, avec un contenu spécifique. Une fois le cordon branché, appuyez simultanément sur la touche « Windows » et sur « P », puis choisissez « Etendre ». S’il ne se passe rien, votre version de Windows est probablement un peu ancienne. Mais pas de panique. Faite un clic droit sur une zone inoccupée de votre bureau, puis cliquez sur « Résolution d’écran ». Cliquez ensuite sur l’icône représentant votre vidéoprojecteur. Enfin, dans la ligne « Affichages multiples », choisissez « Etendre le bureau à cet affichage ». Vous êtes maintenant en multi-écran (pour plus de renseignements, consultez l’article suivant).

Lancez maintenant Powerpoint. Dans l’onglet « Diaporama », activez « Utiliser le mode Présentateur ». Assurez-vous aussi que « Moniteur » est configuré sur automatique. Lancez maintenant le diaporama, et abracadabra… Sur votre notebook apparaissent les commentaires que vous aurez préalablement saisis, tandis que votre audience ne voit que le slide « brut ». Terminé les détails compliqués à mémoriser, les exemples percutants ou la petite blague oubliés…) En prime, le mode présentateur vous donne accès à des outils comme un surligneur ou un stylet, à la façon d’un tableau blanc. Vous pouvez aussi passer rapidement d’une slide à l’autre, les vignettes s’alignant en bas de votre écran. Powerpoint 2013 ajoute simultanément une prévisualisation de la slide suivante, ce qui peut s’avérer extrêmement pratique.

Présenter sans projecteur, voire à distance

Vous pouvez maintenant faire votre présentation devant la Terre entière

Vous pouvez maintenant faire votre présentation devant la Terre entière

La seconde fonction sur laquelle je voudrais attirer votre attention d’appelle « Présentation en ligne ». Spécifique à Powerpoint 2013, elle permet à des participants distants de suivre votre présentation à partir d’un simple client Web. Une fois la fonction activée (Menu « Diaporama », puis « Présenter en ligne »), le logiciel télécharge votre présentation sur un serveur privé de Microsoft et vous communique un lien à transmettre à vos participants. En s’y connectant, chacun pourra visualiser en temps réel la slide active sur votre ordinateur (et télécharger l’ensemble du fichier si vous en avez donné la permission). En utilisant en parallèle une communication audio Skype, par exemple, vous vous retrouver avec un outil de formation à distance gratuit et très efficace.

Accessoirement, la présentation en ligne présente un intérêt, même en local. Votre projecteur tombe en panne, ou ne permet pas à tous les participants de voir l’écran ? Pas de problème. S’ils ont un notebook, une tablette ou un simple smartphone, ce mode leur permettra quand même de suivre aussi l’aspect visuel.

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