Cessez de gâcher le potentiel de votre signature email

Je n’ai pas réussi à trouver de statistique sur le sujet, mais la proportion d’emails en environnement professionnel ne comprenant pas de signature me semble très importante. Et ce quelle que soit la taille de l’entreprise. Pire, pour les mails en réponse, la proportion devient écrasante.

Et alors me direz-vous ? Eh bien si vous vous trouvez dans ce cas, vous perdez tout simplement une occasion de communiquer efficacement, mais aussi gratuitement. Ce bel espace vide en fin de mail que tant de gens laissent en friche constitue en effet un outil irremplaçable.

Prenons déjà le grand classique du RDV à problème. Vous êtes, perdu, ou en retard, bref, vous devez communiquer avec votre nouvelle relation. Vous allez donc chercher son dernier mail, pour y trouver son numéro de portable dans la signature… ou pas. En effet, sur des outils tels qu’Outlook, il est possible de définir une signature pour les mails que vous créez, et une autre pour ceux que vous envoyez en réponse. Et cette seconde signature reste malheureusement souvent oubliée ou négligée lors de la phase de configuration. Dommage, car la répétition étant un des ingrédients clés de la pédagogie, plus vos correspondants la verront, mieux ils en mémoriseront le contenu.

Que faut-il donc y mettre dans l’idéal ? L’indispensable pour commencer : nom, prénom, fonction, nom de l’entreprise, logo, téléphones (standard, direct, portable), email, fax le cas échéant, adresse postale et site Web. Mais votre signature gagnerait à accueillir d’autres informations : des liens vers vos comptes sur les réseaux sociaux, votre photo pour faciliter l’association de votre nom à votre visage pour vos nouveaux contacts, un lien vers un formulaire d’abonnement à votre newsletter, la mention de votre prochain gros événement (salon, nouveau produit…), une promotion, des références clients…

Comme vous le voyez, les possibilités pertinentes ne manquent pas. Il convient donc de ne pas forcer la dose, car les signatures kilométriques déclenchent rarement l’enthousiasme, surtout chez les utilisateurs de smartphones. Autre conseil : fournissez un modèle de signature à vos employés et intervenants externes, en précisant que son usage est obligatoire. Naturellement, commencez par montrer l’exemple.

Pour passer à la pratique, rien ne vous interdit d’adopter une signature d’un tiers en la mettant à votre goût. Ou bien d’en créer une de zéro avec votre traitement de texte. Si vous vous lancez dans des subtilités de mise en page comme le multicolonnage, n’oubliez pas de vérifier le résultat sur smartphone. Dernière option, il existe des services spécialisés proposant des quantités de modèles au design très recherché, et qui intègrent des possibilités bluffantes comme la récupération automatique de vos dernières publications d’actualité.

Et maintenant, à vous de jouer. Direction les options de votre outil d’email.

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