Malgré la déferlante de messageries instantanées et autres outils collaboratifs, ce bon vieil email tient toujours solidement la rampe. Même chez la génération Z. Malgré la « coolitude » de cette dernière, il semble qu’une forte majorité de ses membres consulte même ses emails plusieurs fois par jour. Pourtant, les utilisateurs ayant plus de bouteille payent souvent en stress inutile le prix de leur approche intuitive en la matière, évitant soigneusement toute formation formelle.
En gros, il existe plusieurs façons d’accéder à vos précieux emails. D’abord une application dédiée (Gmail, Yahoo…) où vous allez saisir votre adresse ainsi que votre mot de passe. Autre variante aussi simple : le webmail, à savoir un site Web fourni par votre hébergeur de compte email, et permettant de gérer votre boîte. Enfin, la troisième méthode, la plus classique, s’appuie sur une application généraliste capable de gérer plusieurs adresses, quels que soient les hébergeurs concernés (y compris Gmail). On trouve dans cette catégorie les applications intégrées aux smartphones et tablettes, ainsi que des grands classiques comme Outlook, Thunderbird, Apple Mail…
Des applications qui sont généralement un peu plus longues à configurer, surtout si on tâtonne. Mais aussi une source de problèmes conséquente quand vient le moment de choisir les protocoles à employer. En envoi, il s’agit du SMTP à 98%. Pas de doute à avoir, donc.
Cependant, en réception, celui qui vous tombera le plus souvent sous la main est le Pop3. Il n’a objectivement jamais aucun intérêt, et génère en prime des problèmes insupportables. En résumé, une fois les nouveaux emails reçus par votre appareil, ceux-ci se voient supprimés du serveur de l’hébergeur. Et si vous employez plusieurs outils et/ou logiciels, seul le premier à consulter le serveur obtiendra les derniers emails. Optez donc plutôt systématiquement pour l’Imap.
Selon l’hébergeur, vous serez parfois aussi amené à entrer des paramètres de cryptage, en entrée ainsi qu’éventuellement en sortie. Tout dépend des cas. Veillez donc, quand vous créez une nouvelle adresse, à conserver précieusement la feuille de configuration qui vous sera invariablement proposée.
Je vous concède volontiers que cette étape de configuration peut s’avérer un peu ardue, en particulier sur les appareils mobiles équipés de leur clavier réduit. Prévoyez du temps pour procéder à votre rythme et sans stress inutile. Dernier point, il existe un protocole plus rare et truffé d’avantages : Exchange.
Longtemps réservé aux entreprises d’une certaine taille, il s’offre aujourd’hui à tout le monde moyennant un petit billet de 50€ par an et par adresse. Ces comptes Exchange sont en général plus simples et rapides à configurer, et proposent des capacités bien plus confortables : 50Go contre 5 ou 10 usuellement un peu partout. Ça donne de la marge, surtout si vous ou vos correspondants avez la main un peu lourde sur les pièces jointes.
Si vous employez Outlook (l’application, par le service Web gratuit), Exchange se fera un plaisir de synchroniser en ligne et avec tous vos équipements vos emails envoyés et reçus, votre calendrier, votre répertoire ainsi que vos notes. Un bonus vraiment appréciable, tout particulièrement quand il s’agit de changer de téléphone ou de jongler entre différents appareils. Seules contraintes conséquentes, vous devez disposer d’un domaine professionnel (ex : monentreprise.fr), mais ce sera une bonne raison de plus de passer à l’action sur ce plan. Enfin, la phase initiale de commande et de création d’adresses Exchange nécessite un minimum de compétences techniques. Mais le jeu en vaut selon moi largement la chandelle.
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