Néophytes ou amateurs avertis, les utilisateurs d’emails passent souvent par méconnaissance à côté de possibilités techniques qui pourraient leur simplifier grandement la vie. Car cet outil désormais totalement banalisé est rarement présenté clairement et en détail, que ce soit par les fournisseurs ADSL ou les opérateurs de téléphonie mobile. Résultat, en configurant leur appareil, les gens adoptent généralement le premier protocole qui leur tombe sous la main. En général le pire.
Comme le recommande la baronne, attention au protocole !
Toute la subtilité vient du fait qu’il existe plusieurs façons de lire ses mails, trois pour simplifier, et que ce choix a d’importantes conséquences. Le premier protocole, Pop3, est pour des raisons historiques extrêmement répandu. Il y a cependant lieu de le regretter, car il implique de sérieux inconvénients, tout particulièrement pour les nombreux adeptes des smartphones.
En effet, en Pop3, il n’existe aucune synchronisation multi-appareil. Imaginons que vous envoyiez un email de votre ordinateur de bureau. Eh bien vous n’en aurez aucune trace sur votre téléphone. Autre exemple : en déplacement, vous lisez vos derniers mails sur votre téléphone. Du coup, ceux-ci n’apparaitront pas sur votre ordinateur de bureau à votre retour. Vous en conviendrez, c’est totalement ingérable, et potentiellement source de sérieux problèmes.
Le bon compromis
Il existe fort heureusement une solution à cela: le protocole Imap. Celui-ci est supporté depuis longtemps par la totalité des logiciels clients email (sur ordinateurs ou téléphones) et par les hébergeurs de comptes (y compris Hotmail, Gmail, Yahoo…) Il laisse les messages sur le serveur de votre fournisseur après lecture, et permet une synchronisation complète de votre courrier entre ce dernier et un nombre illimité d’appareils fixes ou mobiles.
Ce mode de fonctionnement présente un avantage annexe fondamental : vous ne risquez plus de perdre vos emails, puisqu’ils sont sauvegardés en permanence sur le serveur. Un vrai plus qui relativise les conséquences d’une panne de disque dur. Enfin, l’Imap autorise en prime la création de répertoires sur le serveur pour trier les mails (par expéditeur, par exemple). Mais ses possibilités fonctionnelles s’arrêtent là.
Pour aller plus loin, il faut se pencher sur Exchange (alias Mapi). Ce troisième larron reste souvent associé à un usage exclusivement professionnel dans l’esprit de beaucoup de gens. Il faut dire que pour bénéficier d’un tel compte, il a longtemps fallu passer par l’installation d’exchange Serveur sur une machine musclée. Une opération non seulement coûteuse, mais dont le niveau de complexité technique la limitait aux entreprises d’une bonne taille ou à une poignée d’amateurs qualifiables de dangereux pervers.
Exchange, parce que je le vaux bien
Mais la donne a changé. Microsoft, dans sa grande bonté, a trouvé une solution pour nous équiper jusqu’au dernier. Et depuis quelques années, les fournisseurs de comptes Exchange hébergés par leurs soins et commercialisant non plus des comptes par dizaines mais à l’unité se sont multipliés. Ainsi, plus besoin de serveur ou d’administrer quoi que ce soit. Moyennant 3 ou 4€ HT par mois, à vous l’ivresse de l’email en business class.
Quel intérêt, me demanderez-vous ? Il y en a plusieurs. D’abord, il n’y a plus de synchronisation, ou plutôt elle a lieu en continu. Aussitôt arrivé sur le serveur, vos mails vous sont transmis instantanément. Encore plus intéressant, Exchange se charge de synchroniser non seulement les emails, mais aussi votre calendrier, vos tâches, votre répertoire de contacts, vos notes voire des fichiers personnels. Et comme pour Imap avec les emails, Exchange assure donc une sauvegarde automatique et permanente de ces différentes données.
Les utilisateurs d’Outlook, c’est la moindre des choses, se sentiront particulièrement choyés. En effet, un compte Exchange est assorti d’un Webmail (site de consultation des mails accessible à partir de n’importe quel client Web) qui ressemble comme deux gouttes d’eau au fameux logiciel. A tel point que le Webmail exploite même les règles de traitement (suppression, ventilation, transfert auto…) que vous aurez éventuellement créées sur Outlook, et qui s’appliqueront automatiquement. Idem pour le courrier indésirable.
Quelques bonus pour la route
Entre autres possibilités, Exchange offre aussi de nombreuses fonctions de travail collaboratif, avec le partage de calendriers, de listes d’adresses, de tâches…. Pour faire bonne mesure, j’ajouterai aussi le gestionnaire d’absence pour les congés ou déplacements prolongés. Celui-ci active pendant un intervalle paramétrable un auto-répondeur informant de votre indisponibilité tous vos correspondants, ou juste ceux de votre choix (même domaine, ou appartenant à votre liste de contacts).
Pour être juste, il faut mentionner deux petits défauts. Le prix, certes modique, mais tout de même, et une petite tendance à réduire l’autonomie des smartphones par rapport à un compte email classique. Voilà pour Exchange. Ca n’est pas forcément un outil indispensable, mais ça simplifie bien la vie et je vous le conseille chaleureusement.
Sympa l’idée Outlook exchange…