Télétravailler dans des conditions difficiles (2)

Dans le premier article de cette série, j’ai essentiellement abordé la question centrale de la liaison Internet. En complément, je vous propose de relire Boostez vos visioconférences et webinaires, mais aussi Comment cacher le bazar autour de vous en visioconférence, et enfin 5 principes à toujours appliquer en vidéo.

Passons maintenant aux autres outils, et notamment l’usage des emails. Si vous employez professionnellement un ordinateur de bureau, vous devriez anticiper ces questions de mobilité. Je vous conseille notamment de configurer l’application email de votre téléphone tablette, ou ordinateur à la maison afin de les synchroniser aussi avec votre compte professionnel.

Mais vérifiez d’abord que cet usage est bien autorisé par votre entreprise, puis obtenez les paramètres techniques nécessaires (adresse email, mot de passe, et parfois également adresse des serveurs entrant et sortant, numéros de ports, protocoles…). Heureusement, cette phase rébarbative est de plus en plus souvent ultra simple.

C’est peut-être aussi le moment de penser à une alternative ne supposant aucune installation : le webmail. Il s’agit du service Web associé à votre compte email, grâce auquel vous pouvez consulter vos messages et en envoyer de nouveaux. Gmail n’en a pas l’exclusivité, il existe forcément un tel service dans votre cas.

Venons-en maintenant aux échanges de fichiers. Les services d’email les moins mesquins acceptent généralement des pièces jointes de 25 Mo, mais pas toujours. Partez du principe que sauf avis contraire, au-delà de 5 Mo, le message risque de se voir refusé. Si vous tentez le diable, surveillez donc l’arrivée d’une éventuelle notification d’erreur. Ne considérez pas qu’envoyé soit forcément synonyme de reçu.


Si ce besoin revient régulièrement, je vous suggère deux approches : d’une part, les services d’envoi en ligne gratuits de gros fichiers : WeTransfer (jusqu’à 2 Go), Smash (sans limite de poids)… Mais anticipez toutefois un certain délai d’envoi. Vous pourrez accompagner vos fichiers d’un petit mot, et recevrez une notification à la l’ouverture. Mais prévenez les destinataires de votre envoi, pour éviter que celui-ci ne pourrisse dans la boîte spam de vos destinataires.

Le plan B se trouve du côté des incontournables services de stockage dans le cloud : Dropbox, Google drive, One Drive, ou encore l’excellent pCloud situé en Suisse. Tous proposent une capacité gratuite extensible en cas de besoin à plusieurs téraoctets moyennant finances. L’idée est toujours la même : vous recopiez le ou les fichiers à partager dans le dossier de votre ordinateur créé par l’outil, et par un simple click droit, vous activez le partage avec qui vous voulez. Il ne vous reste plus qu’à lui envoyer le lien en question avec l’éventuel mot de passe.

Dernier point, et non des moindres, vous allez devoir vous pencher un peu plus sur les questions de sécurité. Lisez donc La sécurité de vos outils et données informatiques tient-elle la route, et encore Occupez-vous un peu de votre sécurité, bon sang !.

Car c’est maintenant votre ordinateur personnel (ou votre tablette ou téléphone) qui va se retrouver en première ligne. Employez-vous notamment une suite de sécurité complète ? Pas Windows Defender ni Avast gratuit, bien sûr, mais une vraie suite payante comprenant un firewall entrant et sortant, un antimalware… Non ? Alors n’attendez pas qu’un virus s’installe ou que votre compte bancaire soit vidé. Investissez sans tarder dans Norton 360 (en vente dans toutes les bonnes crèmeries) ou dans une suite équivalente. Même médiocre ; ce sera néanmoins mieux que rien.

Enfin, votre sécurité repose aussi sur votre liaison Internet. S’il s’agit de wifi, chez vous, chez des amis, ou dans des lieux publics, vos communications courent le risque d’être lues par un tiers mal intentionné qui se trouverait à portée du même point d’accès. À moins que vous ne vous protégiez avec un service de VPN. Lisez Restez en sécurité sur du wifi public (valable aussi en privé).


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